Кейсы

Задача

Заявки на доставку принимали в переписке и по телефону, маршруты логист собирал вручную, объём и загрузку машин считали на глаз. Документы для водителей готовили копированием из прошлых.

Что сделал

• Собрал заявки на доставку из всех каналов в единую очередь с проверкой адреса, габаритов и веса
• Настроил автоматический подсчёт объёма и веса по номенклатуре заказа — видно, войдёт ли груз в машину
• Сделал распределение заявок по машинам и водителям с учётом зоны, загрузки и времени доставки
• Настроил сборку маршрута на день и передачу задания водителю в мессенджер
• Автоматизировал документы рейса: маршрутный лист, накладные, акты — формируются по факту назначения заявки
• Добавил отметки о выполнении: водитель подтверждает доставку, статус сразу виден в офисе

Что изменилось

• Маршрут на день формируется автоматически, логист только проверяет и утверждает
• Объём и загрузка считаются по данным заказа, а не на глаз
• Документы рейса готовятся без ручного копирования
• Видно, где находится каждая заявка и кто из водителей её везёт

Задача

Товары нескольких клиентов лежали на одном складе, учёт вёлся в таблицах. Клиенты спрашивали остатки в переписке, документы приёмки и отгрузки готовили вручную.

Что сделал

• Настроил учёт товаров в разрезе клиентов: приёмка, размещение, остатки, отгрузки, возвраты
• Автоматизировал документы между складом и клиентом: акты приёмки, отчёты об отгрузках, акты за услуги хранения и обработки
• Сделал приём заказов от клиентов в одном потоке вместо переписки
• Настроил передачу заданий на сборку и упаковку сотрудникам склада
• Открыл клиентам доступ к их остаткам и статусам заказов — данные обновляются сами

Что изменилось

• Клиент в любой момент видит свои остатки и движение товара, не спрашивая менеджера
• Документы склад — клиент формируются автоматически
• Заказы от клиентов принимаются и передаются на сборку без ручного переноса

Задача

Остатки вели в нескольких таблицах и они не сходились с фактом. Задачи кладовщикам ставили голосом, сборочные листы печатали вручную под каждый канал продаж.

Что сделал

• Свёл учёт остатков в одну систему: приход, перемещения, резервы под заказы, списания
• Настроил автоматическую постановку задач сотрудникам склада: что принять, где разместить, что собрать
• Сделал формирование сборочной документации по всем каналам продаж — маркетплейсы, сайт, опт
• Добавил подтверждение операций сотрудником, чтобы остаток менялся по факту, а не по памяти
• Настроил уведомления о расхождениях и о товарах, которые заканчиваются

Что изменилось

• Остатки в системе совпадают с фактическими на складе
• Кладовщик получает задачи в готовом виде и отмечает выполнение
• Сборочные документы по каждому каналу печатаются без ручной подготовки

Задача

Результаты отдела считали в конце месяца по таблице. Ошибки менеджеров — забытая заявка, просроченный ответ, неверная цена — всплывали случайно или от клиента.

Что сделал

• Настроил учёт работы по каждому менеджеру: заявки, звонки, ответы, счета, оплаты
• Сделал показатели отдела и каждого сотрудника в одном отчёте, который обновляется сам
• Добавил автоматические проверки: заявка без ответа дольше нормы, сделка без следующего шага, скидка выше допустимой, счёт без оплаты
• Настроил уведомления руководителю о нарушениях — в момент, а не в конце месяца
• Сделал сводку по воронке: где именно теряются клиенты

Что изменилось

• Эффективность менеджеров видна в любой момент, а не раз в месяц
• Ошибки всплывают сразу и разбираются по горячим следам
• Руководитель видит, на каком этапе теряются клиенты

Задача

Кадровые документы собирали вручную из прошлых файлов: заявления, приказы, договоры, инструкции. Часть бумаг теряли, часть подписывали задним числом.

Что сделал

• Собрал шаблоны кадровых документов в одном месте
• Настроил автоматическое формирование пакета документов при приёме: договор, приказ, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с инструкциями
• Сделал такой же пакет при увольнении: заявление, приказ, обходной лист, расчёт
• Добавил напоминания о сроках: испытательный срок, продление документов, отпуска
• Настроил хранение документов по сотрудникам с поиском

Что изменилось

• Пакет документов готовится автоматически из карточки сотрудника
• Ничего не теряется: все документы лежат в одном месте и находятся поиском
• Кадровые сроки не проходят мимо руководителя

Задача

Заказы приходили из разных каналов, менеджер вручную считал доставку, выставлял счёт и заводил сделку в CRM. На один заказ уходило много переключений между программами.

Что сделал

• Свёл заказы из всех каналов в одну очередь обработки
• Настроил автоматический расчёт доставки по адресу, весу и габаритам
• Сделал формирование счёта по данным заказа и отправку клиенту
• Связал заказы с CRM: сделка, контакт, статус оплаты и отгрузки обновляются сами
• Добавил уведомления клиенту о статусе заказа

Что изменилось

• Менеджер не переносит данные между программами
• Доставка считается по правилам, а не на глаз
• Счёт уходит клиенту сразу, сделка в CRM создаётся автоматически

Задача

Часть команды работала удалённо. Понять, кто чем занят и сколько времени ушло на задачу, можно было только со слов сотрудника.

Что сделал

• Настроил учёт времени по задачам: сотрудник отмечает начало и завершение работы
• Сделал сводку по дням и неделям: сколько времени ушло на какие задачи и проекты
• Добавил отчёт для руководителя по каждому сотруднику и по команде
• Настроил выгрузку данных для расчёта оплаты по отработанному времени

Что изменилось

• Видно, сколько времени уходит на задачи, без опроса сотрудников
• Оплата на удалёнке считается по данным, а не по договорённостям на словах
• Понятно, какие задачи съедают больше всего времени команды

Задача

Часть работы держалась на бумаге и в головах: заявки на стикерах, журналы приёмки, подписи в тетрадях, отчёты на распечатках.

Что сделал

• Разобрал, какие данные компания вела на бумаге и зачем
• Перевёл журналы, заявки и согласования в систему с историей изменений
• Настроил ввод данных с телефона прямо на рабочем месте — на складе, в цехе, в офисе
• Сделал электронные согласования вместо подписей в тетради
• Настроил отчёты, которые собираются из тех же данных и не требуют распечаток

Что изменилось

• Бумажные журналы и стикеры больше не нужны
• Данные вводятся один раз и сразу попадают в отчёты
• История видна: кто, что и когда внёс или согласовал

Задача

Компания пользовалась несколькими сервисами: учётная система, CRM, сайт, маркетплейсы, склад. Данные вводили в каждую отдельно, цифры расходились.

Что сделал

• Составил схему обмена: какие данные, куда и когда передаются
• Настроил передачу заказов, товаров, остатков и оплат между системами
• Свёл справочники: один и тот же товар и клиент перестали задваиваться
• Добавил контроль обмена: если данные не ушли, приходит уведомление и обмен повторяется

Что изменилось

• Данные вводятся один раз и появляются во всех системах
• Цифры в разных программах совпадают
• Сбои обмена видны сразу, а не через неделю по расхождению

Задача

Регламенты лежали в разных файлах и чатах, новичков обучали вручную, на одни и те же вопросы отвечали по кругу.

Что сделал

• Собрал инструкции, регламенты и ответы на частые вопросы в одну базу
• Записал недостающие инструкции вместе с опытными сотрудниками
• Настроил поиск по базе и структуру по отделам
• Подключил ИИ-консультанта, который отвечает сотрудникам по материалам базы и даёт ссылку на нужный документ
• Настроил порядок обновления: кто и когда правит инструкции

Что изменилось

• Новичок находит ответ сам, не отвлекая коллег
• Ответы одинаковые у всех, без «а мне говорили по-другому»
• Опыт сотрудников остаётся в компании

Задача

Учёт вели в десятках связанных таблиц. Формулы ломались, версии расходились, доступ был либо у всех, либо ни у кого.

Что сделал

• Разобрал таблицы: какие данные в них и кто ими пользуется
• Спроектировал структуру системы вместо таблиц
• Перенёс данные с проверкой на дубли и ошибки
• Настроил формы ввода, расчёты и права доступа по ролям
• Обучил сотрудников и сопроводил первые недели работы

Что изменилось

• Одна система вместо десятков файлов
• Данные вводятся один раз и считаются автоматически
• У каждого доступ только к своей части, видна история изменений

Задача

Еженедельные отчёты сотрудник собирал руками, сводя данные из нескольких источников. К моменту готовности данные устаревали.

Что сделал

• Определил показатели, которые действительно нужны собственнику и руководителям
• Подключил источники данных: продажи, склад, деньги, сотрудники
• Настроил автоматическое обновление отчётов
• Сделал наглядные сводки и рассылку руководителям
• Добавил уведомления при выходе показателя за допустимые границы

Что изменилось

• Отчёты обновляются сами, ручная сборка больше не нужна
• Все смотрят на одни и те же цифры
• Отклонения видны в момент, а не в конце месяца

Задача

Выручка была видна, а прибыль по товарам — нет. Комиссии площадок, логистику и возвраты учитывали приблизительно.

Что сделал

• Собрал данные о продажах, закупках и расходах из всех источников
• Настроил расчёт себестоимости с учётом закупки, упаковки и доставки
• Учёл комиссии площадок, логистику, хранение и возвраты по каждой позиции
• Сделал отчёт по прибыли на товар с автоматическим обновлением
• Добавил выделение позиций, которые уходят в минус

Что изменилось

• Прибыль по каждой позиции видна в одном отчёте
• Убыточные позиции заметны сразу
• Решения по ценам и закупкам принимаются по цифрам

Задача

Рутинные обращения клиентов и сотрудников обрабатывал живой человек: одни и те же вопросы, приём заявок, напоминания, сбор данных.

Что сделал

• Определил задачи, которые можно передать ассистенту, и границы его ответственности
• Настроил сценарии общения и действий: приём заявки, ответ на типовой вопрос, напоминание, сбор недостающих данных
• Подключил ассистента к базе знаний и системам компании
• Настроил передачу сложных случаев живому сотруднику
• Доработал ответы по реальным диалогам после запуска

Что изменилось

• Типовые обращения обрабатываются в любое время, включая выходные
• Сотрудники занимаются задачами, где нужен человек
• Все обращения фиксируются, ничего не теряется в переписке